In attuazione dell’articolo 38-bis, comma 2, del D.P.R. n. 600/1973, introdotto dall’articolo 1, comma 2, lettera b), del D.Lgs. n. 13/2024, l’Agenzia delle entrate ha individuato le modalità operative ai fini della sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nel corso e al termine delle attività amministrative di controllo fiscale (Agenzia delle entrate, provvedimento 30 settembre 2024, n. 372380).
Il nuovo provvedimento dell’Agenzia delle entrate dispone che i processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia nel corso o al termine delle attività amministrative di controllo fiscale possano essere sottoscritti con la firma digitale.
Il contribuente, o il suo delegato, potrà a sua volta sottoscrivere il processo verbale, previamente condiviso e senza alterarne il contenuto, mediante firma digitale se ne è in possesso ovvero con firma autografa. A tal fine il processo verbale deve essere inviato dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo all’indirizzo di posta elettronica ordinaria del contribuente, o del suo delegato, così come indicata nel processo verbale.
Parimenti, nel medesimo processo verbale deve essere evidenziato l’eventuale domicilio digitale.
Successivamente alla sottoscrizione digitale, il contribuente, o il suo delegato, dovrà provvedere alla trasmissione del processo verbale all’indirizzo di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo.
Alla ricezione del processo verbale digitalmente sottoscritto dal contribuente, il personale incaricato del controllo dovrà provvedere ad apporre la firma digitale sul documento, verificandone la formale integrità rispetto a quello originariamente trasmesso.
Il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni digitali necessarie, dovrà essere poi protocollato dal personale dell’Agenzia incaricato del controllo e trasmesso al domicilio digitale del contribuente .
In alternativa il contribuente, sprovvisto di indirizzo PEC, potrà chiedere la trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato.
Qualora il contribuente, dotato di firma digitale, risulti sprovvisto di un indirizzo PEC presente in pubblici elenchi, o non richieda la trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato, il personale dell’Agenzia incaricato al controllo dovrà procedere mediante consegna nelle mani proprie del destinatario o tramite raccomandata A/R della copia conforme analogica.
Qualora il contribuente, o il suo delegato, non fosse munito di firma digitale il processo verbale potrà essere firmato in modalità analogica. A tal fine il processo verbale dovrà essere stampato e consegnato nelle mani proprie del destinatario.
A seguito dell’apposizione della firma autografa del contribuente, o del suo delegato, sul processo verbale, il personale incaricato del controllo dovrà produrre una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità. Il documento così formato costituirà l’originale informatico.
Una volta predisposto il documento originale informatico, il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni necessarie, dovrà essere protocollato e consegnato al contribuente.
Nei casi di rifiuto di sottoscrizione del processo verbale da parte del contribuente, o del suo delegato, il personale dell’Agenzia delle entrate ne dovrà dare evidenza nello stesso processo verbale, indicandone i motivi e procedendo alla sottoscrizione digitale del documento e alla consegna.
Qualora, infine, il contribuente, o il suo delegato, rifiutasse la consegna del processo verbale nelle proprie mani, il personale dell’Agenzi potrà procedere all’invio della copia analogica del processo verbale informatico con contrassegno elettronico mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente ovvero con trasmissione del documento informatico originale tramite PEC.